Technische Unterlagen nach GPSR: was in deine Akte gehört – und wie lange
„Technische Unterlagen" klingt nach Maschinenbau und Prüflabor. Bei einem Buch ist es: eine schmale, gut sortierte Akte. Trotzdem lohnt es sich, die Begriffe einmal sauber zu trennen – denn die GPSR verlangt beides, Risikoanalyse und technische Unterlagen, und wer nur eines von beiden ablegt, hat eine Lücke. Hier steht, was in die Akte gehört, wie lange sie aufzubewahren ist und wie du das ohne Verwaltungsaufwand organisierst.
Risikoanalyse und technische Unterlagen – was ist eigentlich was
Die beiden Begriffe werden oft synonym verwendet, meinen aber Verschiedenes: Die technischen Unterlagen sind die Mappe – die Gesamtdokumentation zu deinem Produkt. Die Risikoanalyse ist ihr Kernstück, aber nicht ihr einziger Inhalt. Art. 9 GPSR verlangt vom Hersteller, dass die Unterlagen mindestens eine allgemeine Beschreibung des Produkts und seine für die Sicherheitsbewertung wesentlichen Eigenschaften enthalten – plus eben die Analyse der möglichen Risiken und der gewählten Lösungen. Für ein Buch heißt das: Wer nur eine Gefährdungstabelle abheftet, hat die halbe Mappe; wer nur eine Produktbeschreibung sammelt, die andere Hälfte.
Was beim Buch konkret hineingehört
Die vollständige Akte für einen Buchtitel besteht aus vier Teilen – drei Pflichtbestandteilen und einer sinnvollen Kür:
- Produktbeschreibung und Identifikation: Titel, ISBN, Auflage und Jahr, Ausgabeform, Format, Bindung – kurz: woran das Produkt zweifelsfrei zu erkennen ist.
- Sicherheitsrelevante Merkmale: Materialien (Papier, Druckfarben, Klebstoff), Ausstattung und Beilagen (Lesebändchen, Poster, nichts davon?), Zielgruppe. Das ist die Faktenbasis, auf der die Risikoanalyse aufsetzt.
- Die Risikoanalyse selbst: Gefährdungen, Bewertung, Maßnahmen, Fazit mit Datum – wie sie aussieht, zeigt Schritt für Schritt der Artikel zur GPSR-Risikoanalyse für Bücher, dort samt komplett ausgefülltem Muster als PDF.
- Sinnvolle Anlagen (Kür): Materialzertifikate deines Druckdienstleisters. Du musst sie nicht besorgen – aber wenn dein Drucker sie ohnehin bereitstellt, kostet das Ablegen des PDFs dreißig Sekunden und macht die Akte deutlich belastbarer.
Zehn Jahre – und zwar rollierend
Die Unterlagen sind ab dem Inverkehrbringen zehn Jahre aufzubewahren und aktuell zu halten. Bei Print-on-Demand hat das eine oft übersehene Konsequenz: Jedes neu gedruckte Exemplar wird erst mit der Bestellung in Verkehr gebracht – die Zehnjahresfrist läuft also nicht ab Erstveröffentlichung ab, sondern rollierend. Die pragmatische Daumenregel: Bewahre die Akte auf, solange der Titel lieferbar ist, plus zehn Jahre ab dem letzten Verkauf.
„Aktuell halten" heißt außerdem: Ändert sich die Ausstattung – neues Format, anderes Covermaterial, plötzlich ein Lesebändchen –, schreibst du die Unterlagen fort. Wichtig dabei: Die alte Version wird nicht ersetzt, sondern behalten, denn für früher verkaufte Exemplare gilt der frühere Stand. Eine simple Ordnung genügt: ein Ordner pro Titel, Dateinamen mit Datum, fertig. Wer viele Titel über Jahre pflegt, merkt allerdings schnell, dass nicht das Erstellen die eigentliche Arbeit ist, sondern das Aktuell-Halten und Wiederfinden.
Wer die Unterlagen sehen darf – und wer nicht
Die Akte ist ein Bereithalte-Dokument, kein Schaufenster: Marktüberwachungsbehörden können sie anfordern, und dann solltest du zügig liefern können. Mehr verlangt niemand – die Unterlagen gehören nicht ins Online-Angebot, nicht auf deine Website und nicht in fremde Hände. Auch ein Abmahnanwalt hat keinen Anspruch darauf, sie zu sehen. Öffentlich sichtbar sind nur die Pflichtangaben im Angebot; die Dokumentation dahinter bleibt bei dir.
Erstellen musst du sie trotzdem – und das geht schneller, als dieser Artikel lang ist: Unser Tool erzeugt dir Risikoanalyse und technische Unterlagen für dein Buch in einem Durchgang, kostenlos und direkt im Browser.
Häufige Fragen
Gibt es eine vorgeschriebene Form für die Unterlagen?+
Nein. Die GPSR macht keine Vorgaben zu Format oder Aufbau – entscheidend ist, dass die Inhalte vollständig, dem Produkt zuzuordnen und auf Verlangen vorzeigbar sind.
Reicht eine digitale Ablage?+
Ja. Ein PDF-Ordner auf deinem Rechner genügt – idealerweise mit Backup, denn die Nachweispflicht liegt bei dir.
Muss ich die Unterlagen für jede Auflage neu erstellen?+
Nicht, wenn sich nichts ändert: Bei identischer Ausstattung schreibst du die bestehende Akte fort. Ändert sich etwas Sicherheitsrelevantes – Material, Format, Beilagen –, ergänzt du eine neue Version und behältst die alte.
Brauche ich zwingend Zertifikate vom Druckdienstleister?+
Nein, sie sind kein Pflichtbestandteil. Als Anlage machen sie deine Akte aber belastbarer – wenn dein Drucker sie anbietet, leg sie dazu.
Meine Unterlagen sind weg – was jetzt?+
Neu erstellen, mit aktuellem Datum – eine rückdatierte Rekonstruktion ist keine Option. Ab dann: Backup. Der Aufwand ist überschaubar, beim Buch reden wir über wenige Seiten.
Dieser Ratgeber gibt den Stand zum oben genannten Prüfdatum wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.